Нова форма особової картки державного службовця

Нова форма особової картки державного службовця

Наказом Національного агентства з питань державної служби (далі – НАДС) від 19 травня 2020 року № 77-20 затверджено нову форму особової картки державного службовця, зокрема врегульовано порядок її заповнення й ведення. 

Варто звернути увагу на те, що особову картку за новою формою потрібно заповнювати лише для новоприйнятих державних службовців, а особові картки державних службовців, заповнені за формами, чинними до 19 травня 2020 року, змінювати не потрібно.

За новими правилами особова картка має бути в електронній формі. Її потрібно заповнювати українською мовою в інформаційній системі управління людськими ресурсами. Усі відомості мають бути в називному відмінку без скорочень. До особової картки за потреби можна додавати необхідну кількість рядків і сторінок. При цьому пункти 1 – 10 особової картки має заповнити державний службовець, а решту – працівник служби управління персоналом. Однак зауважимо, що доступ до інформаційної системи управління людськими ресурсами є лише в працівників служби управління персоналом, тож поки питання щодо заповнення відомостей особової картки державним службовцем залишається відкритим. 

Згідно з наказом від 19 травня 2020 року № 77-20, збереження особової картки в інформаційній системі управління людськими ресурсами можливе за  допомогою накладення електронного цифрового підпису. Водночас це виключає і потребу роздруковувати її, тобто вести паперовий примірник цієї ж особової картки вже не потрібно. Якщо ж в державному органі інформаційної системи управління людськими ресурсами немає, то електронний примірник особової картки потрібно роздрукувати та долучити до особової справи.

Якщо ж потрібно змінити відомості особової картки, то це відбувається так: в інформаційній системі управління людськими ресурсами інформацію оновлюють, а в роздрукованому варіанті – замінюють відповідні сторінки.

Однак і тут є неузгодженість. Згідно з Порядком ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого НАДС від 23.06.2016 № 64, особова картка є одним із документів, з яких формують особову справу. Особова справа формується у паперовому варіанті, а отже, у паперовому варіанті має бути й особова картка. Таким чином, ведення лише електронної форми особової картки суперечить вказаному Порядку.

Водночас ведення особової картки лише в електронному варіанті спричинює труднощі щодо подальшого передавання особової справи державного службовця до державного архіву. Якщо особову картку, яка міститься в інформаційній системі управління людськими ресурсами, роздруковувати не потрібно, то й долучити її до паперового варіанту особової справи неможливо. А без особової картки особову справу до архіву не приймуть.

Як бачимо, заповнення й ведення особових карток за новими формами викликає чимало питань, тож очікуємо роз’яснень та сподіваємось на врегульованість нормативно-правових актів, що пов’язані з веденням особових справ та особових карток державних службовців.